Organizacja eventu firmowego krok po kroku

Jak zorganizować event firmowy?

Chcąc trafić z organizacją wydarzenia w potrzeby pracowników, warto starannie zaplanować jego przebieg korzystając z usług agencji eventowej. Niezbędne jest przemyślenie krok po kroku wielu kwestii, które razem stworzą perfekcyjny event firmowy. Istotne są względy logistyczne oraz uwzględnienie szeregu aspektów technicznych oraz atrakcje na imprezę firmową. Żeby impreza była atrakcyjna oraz zapadła w pamięć uczestników jako pozytywne doświadczenie, trzeba zaangażować się w organizację i nie można bagatelizować ważnych kroków.

Rodzaj imprezy i cel

Do wyboru jest kilka form eventów firmowych. Decydując się na jedną z nich, należy kierować się przede wszystkim celem, jaki chce się osiągnąć. Najpopularniejsze są:

• imprezy integracyjne – są jednymi z najczęściej organizowanych w celu zacieśnienia relacji pomiędzy pracownikami. Wspólne wyjście do baru, luźna atmosfera i zabawa przy akompaniamencie radosnej muzyki sprzyjają budowaniu więzi międzyludzkich. Pracownicy się otwierają, nawiązują przyjaźnie i wychodzą z eventu z pozytywnym nastawieniem do pracodawcy oraz wykonywanych obowiązków,
• wyjazdy integracyjne – to sposób na oderwanie się od codzienności, skuteczne odstresowanie oraz spędzenie kilku dni wśród współpracowników. Podróż w towarzystwie osób z firmy integruje, pozwala doświadczyć nowych przeżyć i budować wspomnienia. Przebyte razem kilometry wpływają na zaangażowanie w pracę, wzmagają poczucie solidarności i wspólnoty,
• gry terenowe i budujące zespół – chcąc poznać mocne strony członków zespołu, warto zaaranżować dla nich wyzwanie. Wspólne rozwiązywanie problemów i zmaganie się z trudnościami pokaże, kto ma wrodzone cechy lidera, radzi sobie z organizacją pracy innych, a kto lepiej sprawdza się jako wykonawca zlecanych mu zadań. Wiedzę tę można później wykorzystać w pracy, planując rozdzielanie obowiązków,
• pikniki firmowe – w plenerowych imprezach często uczestniczą nie tylko osoby zatrudnione, ale również ich rodziny. Zapraszając partnerów i dzieci swoich pracowników, można zbudować pozytywny wizerunek oraz zjednoczyć członków zespołu,
• szkolenia i konferencje – te eventy firmowe mają na celu podniesienie kompetencji pracowników, przekazanie im ważnych umiejętności i wiedzy branżowej. Można połączyć je z imprezą integracyjną, co jest dość częstym rozwiązaniem. Wydarzenie obejmuje wtedy całodzienne kursy zawodowe oraz wieczorną zabawę.

Grupa docelowa – uczestnicy eventu

Potrzeby i oczekiwania pracowników mają kluczowe znaczenie, jeśli organizacja eventu firmowego ma być zrealizowana perfekcyjnie. Liczy się wiek, liczba uczestników, ich preferencje dotyczące zabawy, rodzaju muzyki czy zapewnianych atrakcji.

Czas i miejsce

Jak długo powinien potrwać event? Gdzie należy go zorganizować? To kluczowe pytania, na które warto odpowiedzieć. Będą one uzależnione od pory roku, pogody, liczby uczestników oraz specyfiki wydarzenia. Co ważne, termin imprezy wpłynie na poniesione koszty. Wybierając mało oblegany okres – w mniej popularnym sezonie – można sporo zaoszczędzić. Jednocześnie zapewni się pracownikom komfort zabawy w niezbyt zaludnionym miejscu, gdzie można liczyć na intymny i kameralny klimat.

Budżet eventu firmowego

Wygospodarowanie odpowiednich środków jest niezbędne, żeby zapewnić pracownikom wyżywienie i napoje, a także atrakcje oraz nocleg. Dlatego planując event, warto zastanowić się, ile pieniędzy można na niego przeznaczyć.

Program imprezy firmowej

Aby osoby zaproszone miały ochotę wziąć udział w wydarzeniu, trzeba zadbać o zachęcający program. Przedstawienie zarysu imprezy oraz zaprezentowanie jej jako atrakcyjnej i oryginalnej sprawi, że pracownicy stawią się na niej w licznym gronie.

Promocja w sieci i przez newsletter

Profesjonalna organizacja eventu firmowego krok po kroku obejmuje także jego promocję. Warto stworzyć stronę internetową wydarzenia, gdzie pojawią się najważniejsze informacje o planowanych atrakcjach. Dobrym pomysłem jest też mailing dotyczący imprezy, udostępnienie uczestnikom ciekawych materiałów i przekazanie ich również do prasy. To pomoże wypromować event przed jego planowaną datą i zachęci do udziału w wydarzeniu. Nie można jednak zapomnieć o promocji po imprezie. Może ona przyjąć formę relacji oraz pamiątkowych zdjęć i nagrań, stanowiących dowód udanej zabawy.

Na to zwróć uwagę przy organizacji eventu firmowego

Jak już wspomniano, firmowa impreza wymaga przemyślenia kilku ważnych kwestii. Jak zorganizować event dla pracowników? Należy uwzględnić przewidywany czas trwania imprezy, wiek grupy docelowej, prognozę pogody, która determinuje ubiór i ewentualne wyposażenie. Ważny jest także transport na miejsce docelowe. Pamiętając o tych aspektach, można stworzyć wydarzenie, które zapadnie w pamięć uczestników i zachęci ich do ponownego udziału w organizowanych eventach.